Постановление Администрации Приморского края от 28.06.2013 N 258-па "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Приморского края, органах исполнительной власти Приморского края, аппарате Губернатора Приморского края и аппарате Администрации Приморского края"
АДМИНИСТРАЦИЯ ПРИМОРСКОГО КРАЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 28 июня 2013 г. № 258-па
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ПРИМОРСКОГО
КРАЯ, ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ ПРИМОРСКОГО КРАЯ,
АППАРАТЕ ГУБЕРНАТОРА ПРИМОРСКОГО КРАЯ И АППАРАТЕ
АДМИНИСТРАЦИИ ПРИМОРСКОГО КРАЯ
Список изменяющих документов
(в ред. Постановлений Администрации Приморского края
от 14.02.2014 № 43-па, от 06.04.2015 № 102-па,
от 02.12.2015 № 462-па)
На основании Устава Приморского края и в целях совершенствования делопроизводства в Администрации Приморского края, органах исполнительной власти Приморского края, аппарате Губернатора Приморского края и аппарате Администрации Приморского края Администрация Приморского края постановляет:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Администрации Приморского края, органах исполнительной власти Приморского края, аппарате Губернатора Приморского края и аппарате Администрации Приморского края (прилагается).
2. Признать утратившими силу следующие постановления Администрации Приморского края:
от 21 сентября 2009 года № 252-па "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Приморского края, органах исполнительной власти Приморского края, аппарате Губернатора Приморского края и аппарате Администрации Приморского края";
от 17 сентября 2010 года № 311-па "О внесении изменения в постановление Администрации Приморского края от 21 сентября 2009 года № 252-па "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Приморского края, органах исполнительной власти Приморского края, аппарате Губернатора Приморского края и аппарате Администрации Приморского края";
от 25 января 2011 года № 12-па "О внесении изменений в постановление Администрации Приморского края от 21 сентября 2009 года № 252-па "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Приморского края, органах исполнительной власти Приморского края, аппарате Губернатора Приморского края и аппарате Администрации Приморского края";
от 18 февраля 2011 года № 50-па "О внесении изменений в постановление Администрации Приморского края от 21 сентября 2009 года № 252-па "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Приморского края, органах исполнительной власти Приморского края, аппарате Губернатора Приморского края и аппарате Администрации Приморского края";
от 19 апреля 2011 года № 107-па "О внесении изменения в постановление Администрации Приморского края от 21 сентября 2009 года № 252-па "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Приморского края, органах исполнительной власти Приморского края, аппарате Губернатора Приморского края и аппарате Администрации Приморского края".
3. Департаменту информационной политики Приморского края опубликовать настоящее постановление в средствах массовой информации края.
Губернатор края -
Глава Администрации
Приморского края
В.В.МИКЛУШЕВСКИЙ
Утверждена
постановлением
Администрации
Приморского края
от 28.06.2013 № 258-па
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ
ПРИМОРСКОГО КРАЯ, ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
ПРИМОРСКОГО КРАЯ, АППАРАТЕ ГУБЕРНАТОРА ПРИМОРСКОГО
КРАЯ И АППАРАТЕ АДМИНИСТРАЦИИ ПРИМОРСКОГО КРАЯ
Список изменяющих документов
(в ред. Постановлений Администрации Приморского края
от 14.02.2014 № 43-па, от 06.04.2015 № 102-па,
от 02.12.2015 № 462-па)
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации Приморского края, органах исполнительной власти Приморского края, аппарате Губернатора Приморского края и аппарате Администрации Приморского края (далее - Инструкция по делопроизводству) разработана в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования", ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года № 76.
Настоящая Инструкция распространяется на организационно-распорядительные, а также информационно-справочные документы (далее - документы), относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), и устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, организации документооборота, ведению учета, регистрации и контролю исполнения документов в Администрации Приморского края, а также в органах исполнительной власти Приморского края, аппарате Губернатора Приморского края и аппарате Администрации Приморского края (далее - государственные органы, подразделения).
1.2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Система электронного документооборота (система автоматизированной обработки документов), применяемая в государственных органах, подразделениях, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству.
1.3. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.4. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в Администрации Приморского края, государственных органах, подразделениях осуществляется административным департаментом аппарата Администрации Приморского края (далее - административный департамент).
1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами, в том числе с обращениями граждан, возлагается на вице-губернатора Приморского края руководителя аппарата Администрации Приморского края (далее - руководитель аппарата Администрации Приморского края), иных должностных лиц Администрации Приморского края, руководителей государственных органов, подразделений.
1.7. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Приморского края, постановлений и распоряжений Администрации Приморского края, другие служебные документы на стадии их подготовки являются конфиденциальными.
1.8. Передача служебных документов или их копий иным организациям осуществляется только с разрешения руководителей государственных органов, подразделений по согласованию с руководителем аппарата Администрации Приморского края.
1.9. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляется уполномоченным органом исполнительной власти Приморского края, а в отдельных случаях - по разрешению (указанию, поручению) руководителя аппарата Администрации Приморского края.
1.10. Об утрате документов лица, замещающие должности государственной гражданской службы Приморского края (далее - гражданские служащие), обязаны немедленно сообщить руководителю своего государственного органа, подразделения. На основании полученного сообщения в установленном порядке организуется служебная проверка по указанному факту.
1.11. При временном отсутствии (отпуск, болезнь, командировка и др.) или при увольнении гражданский служащий обязан передать находящиеся у него на исполнении документы своему непосредственному руководителю или иному гражданскому служащему, определенному непосредственным руководителем.
1.12. Должностные лица Администрации Приморского края, гражданские служащие государственных органов, подразделений несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации до их подписания и опубликования.
II. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Состав документации
2.1.1. На основании Устава Приморского края Губернатор Приморского края, Администрация Приморского края издают следующие правовые акты:
постановления Губернатора Приморского края;
распоряжения Губернатора Приморского края;
постановления Администрации Приморского края;
распоряжения Администрации Приморского края.
2.1.2. Принятие решений Губернатором Приморского края, должностными лицами Администрации Приморского края, руководителями государственных органов, подразделений по вопросам организации внутренней деятельности сопровождается изданием следующих правовых актов:
приказов Губернатора Приморского края (при осуществлении им полномочий представителя нанимателя от имени Приморского края) (далее - приказы Губернатора Приморского края по кадровым вопросам);
приказов Администрации Приморского края (при осуществлении полномочий работодателя);
распоряжений первого вице-губернатора Приморского края;
распоряжений вице-губернатора Приморского края;
приказов первого вице-губернатора Приморского края;
приказов вице-губернатора Приморского края;
приказов по аппарату Администрации Приморского края;
приказов руководителей государственных органов, подразделений.
2.1.3. Государственные органы, подразделения в соответствии с их полномочиями издают постановления, распоряжения, приказы.
2.1.4. Решения, принятые на заседаниях коллегиальных органов, собраниях, совещаниях, оформляются протоколами.
2.1.5. В процессе деятельности государственных органов, подразделений создаются различные информационные, справочные документы (акты, справки, докладные и служебные записки, письма, обзоры и т.д.).
Для оперативной передачи информации используются факсограммы, телеграммы, телефонограммы, электронная почта.
2.1.6. Для осуществления приема, увольнения, перемещения гражданских служащих, предоставления им отпусков оформляются служебные контракты, приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и др. в соответствии с Инструкцией по кадровому делопроизводству.
2.2. Бланки документов
2.2.1. Документы, создаваемые в Администрации Приморского края, государственных органах, подразделениях, оформляются на бланках, стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.
2.2.2. Бланки документов государственных органов, подразделений разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.
Документы, издаваемые от имени двух или более государственных органов, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
2.2.3. В Администрации Приморского края, государственных органах, подразделениях применяются следующие виды бланков документов:
бланк постановления Губернатора Приморского края (приложение № 1);
бланк распоряжения Губернатора Приморского края (приложение № 2);
бланк постановления Администрации Приморского края (приложение № 3);
бланк распоряжения Администрации Приморского края (приложение № 4);
бланк распоряжения первого вице-губернатора Приморского края (приложение № 5);
бланк распоряжения вице-губернатора Приморского края (приложение № 6);
бланк приказа Губернатора Приморского края (приложение № 7);
бланк приказа по аппарату Администрации Приморского края (приложение № 8);
бланк приказа Администрации Приморского края (приложение № 9);
бланк приказа первого вице-губернатора Приморского края (приложение № 10);
бланк приказа вице-губернатора Приморского края (приложение № 11);
бланк письма Администрации Приморского края (приложение № 12);
бланк письма структурного подразделения аппарата Администрации Приморского края (приложение № 13);
бланк письма органа исполнительной власти Приморского края (приложение № 14);
бланк должностного лица (Губернатора Приморского края) (приложение № 15);
бланки писем Губернатора Приморского края с изображением герба Приморского края:
представительские бланки (приложение № 16);
представительские бланки на английском языке (приложение № 17);
официальные бланки (приложение № 18);
официальные бланки на английском языке (приложение № 19);
представительские бланки с элементами дизайна (приложение № 20);
представительские бланки с элементами дизайна на английском языке (приложение № 21);
бланки писем Губернатора Приморского края с элементами дизайна (приложение № 22);
бланки писем Губернатора Приморского края с элементами дизайна на английском языке (приложение № 23).
2.2.4. Бланки документов государственных органов и подразделений подлежат согласованию с административным департаментом.
2.2.5. На гербовых бланках писем Губернатора Приморского края типографским способом или специальным нумератором на оборотной стороне бланка в правом нижнем поле проставляются учетные порядковые номера.
Учет поступления и выдачи гербовых бланков производится в журналах установленной формы (приложение № 24).
2.2.6. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам.
2.3. Общие требования по оформлению документов
2.3.1. При подготовке документов используется шрифт Times New Roman (Cyr) размером № 14 (№ 12, 13 - для оформления табличных материалов) через 1 - 1,5 межстрочных интервала.
Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.
2.3.2. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь следующие размеры полей:
левое - 2,5 см, правое - 1,5 см, верхнее - 2 см; нижнее - 2 см.
2.3.3. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.
2.3.4. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Администрации Приморского края, государственных органов, подразделений, являются:
а) герб Приморского края;
б) наименование государственного органа, подразделения;
в) должность лица-автора документа;
г) вид документа;
д) место составления (издания) документа;
е) справочные данные о государственном органе, подразделении;
ж) адресат;
з) дата документа;
и) регистрационный номер документа;
к) наименование либо аннотация документа;
л) текст документа;
м) ссылка на исходящий номер и дату документа адресата;
н) отметка о наличии приложений;
о) гриф согласования;
п) гриф утверждения;
р) виза;
с) подпись должностного лица;
т) оттиск печати;
у) отметка о заверении копии;
ф) отметка об исполнителе;
х) указания по исполнению документа;
ц) отметка о контроле документа;
ч) отметка об исполнении документа;
ш) отметка о конфиденциальности;
щ) отметка о поступлении документа.
2.3.5. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.
2.3.6. Требования к составлению и расположению отдельных реквизитов следующие:
Герб Приморского края
Герб Приморского края размещается на бланках документов в соответствии с Законом Приморского края от 25 декабря 2002 года № 33-КЗ "О Гербе Приморского края". Изображение герба на бланках документов размещается на верхнем поле бланка документа на расстоянии 0,5 см от границы верхнего поля посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование государственного органа, подразделения".
Вид документа
Наименование вида документа (ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРОТОКОЛ и т.д.) включается в бланк соответствующего вида документа (кроме письма) или указывается составителем при подготовке документа.
Дата
Дата на документах, оформленных на бланках, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2 - 3 одинарных межстрочных интервалов от предыдущего реквизита, если иное не установлено правилами оформления отдельных видов документов.
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, положение, отчет) - дата утверждения. Для электронных документов - дата подписания электронной подписью.
Документы, изданные совместно двумя или более государственными органами, подразделениями, должны иметь одну (единую, соответствующую дате более поздней подписи) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год цифровым или словесно-цифровым способом, например:
08.12.2012 или 8 декабря 2012 года.
Наименование либо аннотация документа (заголовок)
Наименование либо аннотация документа (заголовок) составляется ко всем документам, за исключением телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на бумаге формата А5, а также документов, имеющих текст небольшого объема (до 10 строк).
Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.
Например:
Приказ (о чем?) Об утверждении Положения о департаменте...
Письмо (о чем?) О выделении денежных средств...
Правила (чего?) внутреннего распорядка
Заголовок печатается без кавычек на расстоянии двух одинарных интервалов от предыдущего реквизита.
Заголовок к письму печатается от левой границы текстового поля под реквизитами бланка. Заголовок может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке.
В проектах нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрированным способом.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится.
АДМИНИСТРАЦИЯ ПРИМОРСКОГО КРАЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 28 июня 2013 г. № 258-па
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ПРИМОРСКОГО
КРАЯ, ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ ПРИМОРСКОГО КРАЯ,
АППАРАТЕ ГУБЕРНАТОРА ПРИМОРСКОГО КРАЯ И АППАРАТЕ
АДМИНИСТРАЦИИ ПРИМОРСКОГО КРАЯ
Список изменяющих документов
(в ред. Постановлений Администрации Приморского края
от 14.02.2014 № 43-па, от 06.04.2015 № 102-па,
от 02.12.2015 № 462-па)
На основании Устава Приморского края и в целях совершенствования делопроизводства в Администрации Приморского края, органах исполнительной власти Приморского края, аппарате Губернатора Приморского края и аппарате Администрации Приморского края Администрация Приморского края постановляет:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Администрации Приморского края, органах исполнительной власти Приморского края, аппарате Губернатора Приморского края и аппарате Администрации Приморского края (прилагается).
2. Признать утратившими силу следующие постановления Администрации Приморского края:
от 21 сентября 2009 года № 252-па "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Приморского края, органах исполнительной власти Приморского края, аппарате Губернатора Приморского края и аппарате Администрации Приморского края";
от 17 сентября 2010 года № 311-па "О внесении изменения в постановление Администрации Приморского края от 21 сентября 2009 года № 252-па "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Приморского края, органах исполнительной власти Приморского края, аппарате Губернатора Приморского края и аппарате Администрации Приморского края";
от 25 января 2011 года № 12-па "О внесении изменений в постановление Администрации Приморского края от 21 сентября 2009 года № 252-па "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Приморского края, органах исполнительной власти Приморского края, аппарате Губернатора Приморского края и аппарате Администрации Приморского края";
от 18 февраля 2011 года № 50-па "О внесении изменений в постановление Администрации Приморского края от 21 сентября 2009 года № 252-па "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Приморского края, органах исполнительной власти Приморского края, аппарате Губернатора Приморского края и аппарате Администрации Приморского края";
от 19 апреля 2011 года № 107-па "О внесении изменения в постановление Администрации Приморского края от 21 сентября 2009 года № 252-па "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Приморского края, органах исполнительной власти Приморского края, аппарате Губернатора Приморского края и аппарате Администрации Приморского края".
3. Департаменту информационной политики Приморского края опубликовать настоящее постановление в средствах массовой информации края.
Губернатор края -
Глава Администрации
Приморского края
В.В.МИКЛУШЕВСКИЙ
Утверждена
постановлением
Администрации
Приморского края
от 28.06.2013 № 258-па
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ
ПРИМОРСКОГО КРАЯ, ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
ПРИМОРСКОГО КРАЯ, АППАРАТЕ ГУБЕРНАТОРА ПРИМОРСКОГО
КРАЯ И АППАРАТЕ АДМИНИСТРАЦИИ ПРИМОРСКОГО КРАЯ
Список изменяющих документов
(в ред. Постановлений Администрации Приморского края
от 14.02.2014 № 43-па, от 06.04.2015 № 102-па,
от 02.12.2015 № 462-па)
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации Приморского края, органах исполнительной власти Приморского края, аппарате Губернатора Приморского края и аппарате Администрации Приморского края (далее - Инструкция по делопроизводству) разработана в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования", ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года № 76.
Настоящая Инструкция распространяется на организационно-распорядительные, а также информационно-справочные документы (далее - документы), относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), и устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, организации документооборота, ведению учета, регистрации и контролю исполнения документов в Администрации Приморского края, а также в органах исполнительной власти Приморского края, аппарате Губернатора Приморского края и аппарате Администрации Приморского края (далее - государственные органы, подразделения).
1.2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Система электронного документооборота (система автоматизированной обработки документов), применяемая в государственных органах, подразделениях, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству.
1.3. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.4. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в Администрации Приморского края, государственных органах, подразделениях осуществляется административным департаментом аппарата Администрации Приморского края (далее - административный департамент).
1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами, в том числе с обращениями граждан, возлагается на вице-губернатора Приморского края руководителя аппарата Администрации Приморского края (далее - руководитель аппарата Администрации Приморского края), иных должностных лиц Администрации Приморского края, руководителей государственных органов, подразделений.
1.7. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Приморского края, постановлений и распоряжений Администрации Приморского края, другие служебные документы на стадии их подготовки являются конфиденциальными.
1.8. Передача служебных документов или их копий иным организациям осуществляется только с разрешения руководителей государственных органов, подразделений по согласованию с руководителем аппарата Администрации Приморского края.
1.9. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляется уполномоченным органом исполнительной власти Приморского края, а в отдельных случаях - по разрешению (указанию, поручению) руководителя аппарата Администрации Приморского края.
1.10. Об утрате документов лица, замещающие должности государственной гражданской службы Приморского края (далее - гражданские служащие), обязаны немедленно сообщить руководителю своего государственного органа, подразделения. На основании полученного сообщения в установленном порядке организуется служебная проверка по указанному факту.
1.11. При временном отсутствии (отпуск, болезнь, командировка и др.) или при увольнении гражданский служащий обязан передать находящиеся у него на исполнении документы своему непосредственному руководителю или иному гражданскому служащему, определенному непосредственным руководителем.
1.12. Должностные лица Администрации Приморского края, гражданские служащие государственных органов, подразделений несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации до их подписания и опубликования.
II. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Состав документации
2.1.1. На основании Устава Приморского края Губернатор Приморского края, Администрация Приморского края издают следующие правовые акты:
постановления Губернатора Приморского края;
распоряжения Губернатора Приморского края;
постановления Администрации Приморского края;
распоряжения Администрации Приморского края.
2.1.2. Принятие решений Губернатором Приморского края, должностными лицами Администрации Приморского края, руководителями государственных органов, подразделений по вопросам организации внутренней деятельности сопровождается изданием следующих правовых актов:
приказов Губернатора Приморского края (при осуществлении им полномочий представителя нанимателя от имени Приморского края) (далее - приказы Губернатора Приморского края по кадровым вопросам);
приказов Администрации Приморского края (при осуществлении полномочий работодателя);
распоряжений первого вице-губернатора Приморского края;
распоряжений вице-губернатора Приморского края;
приказов первого вице-губернатора Приморского края;
приказов вице-губернатора Приморского края;
приказов по аппарату Администрации Приморского края;
приказов руководителей государственных органов, подразделений.
2.1.3. Государственные органы, подразделения в соответствии с их полномочиями издают постановления, распоряжения, приказы.
2.1.4. Решения, принятые на заседаниях коллегиальных органов, собраниях, совещаниях, оформляются протоколами.
2.1.5. В процессе деятельности государственных органов, подразделений создаются различные информационные, справочные документы (акты, справки, докладные и служебные записки, письма, обзоры и т.д.).
Для оперативной передачи информации используются факсограммы, телеграммы, телефонограммы, электронная почта.
2.1.6. Для осуществления приема, увольнения, перемещения гражданских служащих, предоставления им отпусков оформляются служебные контракты, приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и др. в соответствии с Инструкцией по кадровому делопроизводству.
2.2. Бланки документов
2.2.1. Документы, создаваемые в Администрации Приморского края, государственных органах, подразделениях, оформляются на бланках, стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.
2.2.2. Бланки документов государственных органов, подразделений разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.
Документы, издаваемые от имени двух или более государственных органов, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
2.2.3. В Администрации Приморского края, государственных органах, подразделениях применяются следующие виды бланков документов:
бланк постановления Губернатора Приморского края (приложение № 1);
бланк распоряжения Губернатора Приморского края (приложение № 2);
бланк постановления Администрации Приморского края (приложение № 3);
бланк распоряжения Администрации Приморского края (приложение № 4);
бланк распоряжения первого вице-губернатора Приморского края (приложение № 5);
бланк распоряжения вице-губернатора Приморского края (приложение № 6);
бланк приказа Губернатора Приморского края (приложение № 7);
бланк приказа по аппарату Администрации Приморского края (приложение № 8);
бланк приказа Администрации Приморского края (приложение № 9);
бланк приказа первого вице-губернатора Приморского края (приложение № 10);
бланк приказа вице-губернатора Приморского края (приложение № 11);
бланк письма Администрации Приморского края (приложение № 12);
бланк письма структурного подразделения аппарата Администрации Приморского края (приложение № 13);
бланк письма органа исполнительной власти Приморского края (приложение № 14);
бланк должностного лица (Губернатора Приморского края) (приложение № 15);
бланки писем Губернатора Приморского края с изображением герба Приморского края:
представительские бланки (приложение № 16);
представительские бланки на английском языке (приложение № 17);
официальные бланки (приложение № 18);
официальные бланки на английском языке (приложение № 19);
представительские бланки с элементами дизайна (приложение № 20);
представительские бланки с элементами дизайна на английском языке (приложение № 21);
бланки писем Губернатора Приморского края с элементами дизайна (приложение № 22);
бланки писем Губернатора Приморского края с элементами дизайна на английском языке (приложение № 23).
2.2.4. Бланки документов государственных органов и подразделений подлежат согласованию с административным департаментом.
2.2.5. На гербовых бланках писем Губернатора Приморского края типографским способом или специальным нумератором на оборотной стороне бланка в правом нижнем поле проставляются учетные порядковые номера.
Учет поступления и выдачи гербовых бланков производится в журналах установленной формы (приложение № 24).
2.2.6. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам.
2.3. Общие требования по оформлению документов
2.3.1. При подготовке документов используется шрифт Times New Roman (Cyr) размером № 14 (№ 12, 13 - для оформления табличных материалов) через 1 - 1,5 межстрочных интервала.
Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.
2.3.2. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь следующие размеры полей:
левое - 2,5 см, правое - 1,5 см, верхнее - 2 см; нижнее - 2 см.
2.3.3. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.
2.3.4. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Администрации Приморского края, государственных органов, подразделений, являются:
а) герб Приморского края;
б) наименование государственного органа, подразделения;
в) должность лица-автора документа;
г) вид документа;
д) место составления (издания) документа;
е) справочные данные о государственном органе, подразделении;
ж) адресат;
з) дата документа;
и) регистрационный номер документа;
к) наименование либо аннотация документа;
л) текст документа;
м) ссылка на исходящий номер и дату документа адресата;
н) отметка о наличии приложений;
о) гриф согласования;
п) гриф утверждения;
р) виза;
с) подпись должностного лица;
т) оттиск печати;
у) отметка о заверении копии;
ф) отметка об исполнителе;
х) указания по исполнению документа;
ц) отметка о контроле документа;
ч) отметка об исполнении документа;
ш) отметка о конфиденциальности;
щ) отметка о поступлении документа.
2.3.5. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.
2.3.6. Требования к составлению и расположению отдельных реквизитов следующие:
Герб Приморского края
Герб Приморского края размещается на бланках документов в соответствии с Законом Приморского края от 25 декабря 2002 года № 33-КЗ "О Гербе Приморского края". Изображение герба на бланках документов размещается на верхнем поле бланка документа на расстоянии 0,5 см от границы верхнего поля посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование государственного органа, подразделения".
Вид документа
Наименование вида документа (ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРОТОКОЛ и т.д.) включается в бланк соответствующего вида документа (кроме письма) или указывается составителем при подготовке документа.
Дата
Дата на документах, оформленных на бланках, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2 - 3 одинарных межстрочных интервалов от предыдущего реквизита, если иное не установлено правилами оформления отдельных видов документов.
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, положение, отчет) - дата утверждения. Для электронных документов - дата подписания электронной подписью.
Документы, изданные совместно двумя или более государственными органами, подразделениями, должны иметь одну (единую, соответствующую дате более поздней подписи) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год цифровым или словесно-цифровым способом, например:
08.12.2012 или 8 декабря 2012 года.
Наименование либо аннотация документа (заголовок)
Наименование либо аннотация документа (заголовок) составляется ко всем документам, за исключением телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на бумаге формата А5, а также документов, имеющих текст небольшого объема (до 10 строк).
Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.
Например:
Приказ (о чем?) Об утверждении Положения о департаменте...
Письмо (о чем?) О выделении денежных средств...
Правила (чего?) внутреннего распорядка
Заголовок печатается без кавычек на расстоянии двух одинарных интервалов от предыдущего реквизита.
Заголовок к письму печатается от левой границы текстового поля под реквизитами бланка. Заголовок может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке.
В проектах нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрированным способом.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится.