Постановление администрации Дальнегорского городского округа от 27.08.2013 N 751-па "О паспортном обслуживании населения Дальнегорского городского округа и утверждении порядка хранения, комплектования, учета и использования архивных документов первичного учета граждан по месту пребывания и месту регистрации"
АДМИНИСТРАЦИЯ ДАЛЬНЕГОРСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА
ПРИМОРСКОГО КРАЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 27 августа 2013 г. № 751-па
О ПАСПОРТНОМ ОБСЛУЖИВАНИИ НАСЕЛЕНИЯ ДАЛЬНЕГОРСКОГО
ГОРОДСКОГО ОКРУГА И УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ХРАНЕНИЯ,
КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ
ДОКУМЕНТОВ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА ГРАЖДАН ПО МЕСТУ
ПРЕБЫВАНИЯ И МЕСТУ РЕГИСТРАЦИИ
Для предотвращения потери контроля со стороны органов местного самоуправления над учетными данными по регистрации и снятию с регистрационного учета граждан в Дальнегорском городском округе, в соответствии с Федеральным законом № 131-ФЗ от 12.10.2003 "Об общих принципах местного самоуправления в Российской Федерации", руководствуясь Уставом Дальнегорского городского округа, администрация Дальнегорского городского округа постановляет:
4. Утвердить порядок хранения, комплектования, учета и использования архивных документов первичного учета граждан по месту пребывания и месту регистрации (прилагается).
5. Ознакомить с данным порядком всех должностных лиц ТСЖ и управляющих организаций Дальнегорского городского округа, осуществляющих регистрацию и снятие с регистрационного учета граждан в Дальнегорском городском округе.
И.о. главы Дальнегорского городского округа
Р.Р.КОЗЫРЕВА
Утвержден
постановлением
администрации
Дальнегорского
городского округа
от 27.08.2013 № 751-па
ПОРЯДОК
ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА ГРАЖДАН
ПО МЕСТУ ПРЕБЫВАНИЯ И МЕСТУ РЕГИСТРАЦИИ
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Настоящий Порядок хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, относящихся к первичному учету граждан по месту пребывания и месту регистрации разработан в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169), Правилами регистрации и снятия граждан Российской Федерации с регистрационного учета по месту пребывания и месту регистрации в пределах Российской Федерации, утвержденными Постановлением Правительства от 17.07.1995 с изменениями от 21.05.2012 и распространяются на уполномоченных лиц товариществ собственников жилья либо управляющих организаций, уполномоченных лиц органов управления жилищными и жилищно-строительными кооперативами, уполномоченных должностных лиц государственного и муниципального жилищного фонда, уполномоченных должностных лиц гостиниц, туристских баз, домов-интернатов и других учреждений социального назначения, ответственных за регистрацию граждан по месту пребывания и месту регистрации.
Архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;
Архивная карточка первичного учета граждан по месту пребывания и месту регистрации - это:
- карточка регистрации гражданина по месту жительства с отметкой о снятии с регистрационного учета (форма 9);
- поквартирная карточка с датой снятия нанимателя, собственника и членов его семьи с регистрационного учета (форма 10).
II. ХРАНЕНИЕ АРХИВНЫХ КАРТОЧЕК ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА
ГРАЖДАН ПО МЕСТУ ПРЕБЫВАНИЯ И МЕСТУ РЕГИСТРАЦИИ
Архивные карточки первичного учета граждан по месту пребывания и месту регистрации по степени ценности относятся к документам служебного пользования.
По категориям доступа относятся к архивным документам ограниченного доступа. В соответствии со схемой систематизации единицы хранения группируются в следующем порядке: карточки регистрационного учета граждан (форма 9) - по алфавитному порядку, поквартирные карточки (форма 10) - по адресам.
Срок хранения архивных карточек - 75 лет.
Хранятся архивные карточки первичного учета граждан по месту пребывания и месту регистрации в архивохранилище, которое должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности.
Противопожарный режим в помещении, где размещаются архивные карточки, регламентируется соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности.
III. УЧЕТ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА
ГРАЖДАН ПО МЕСТУ ПРЕБЫВАНИЯ И МЕСТУ РЕГИСТРАЦИИ
В МАУ ДГО МФЦ ведутся:
книга учета поступлений документов;
опись дел, документов;
паспорт помещения (архивохранилища) произвольной формы - для суммарного учета архивных карточек и архивных документов данного помещения.
В книгу учета поступлений документов последовательно вносятся все первичные и повторные поступления архивных карточек. Каждое поступление в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности.
Ежегодно на 1 января подводится итог количества поступивших за год архивных карточек.
Паспорт архивохранилища составляется ежегодно и отражает объем размещенных в нем архивных карточек, дел и архивных документов.
Показатели паспорта архивохранилища определяются организацией самостоятельно с учетом состава и состояния хранящихся в помещении архивных документов.
Учетные базы данных (БД) в организации обеспечивают: информационную поддержку учета; ведение централизованного государственного учета документов в автоматизированном режиме; оперативное представление сведений о наличии в архиве документов.
Учет поступления архивных карточек в архивохранилище осуществляется на основании акта приема-передачи документов на хранение. Форма акта утверждается МАУ ДГО МФЦ.
IV. ПЕРЕДАЧА АРХИВНЫХ КАРТОЧЕК РЕГИСТРАЦИОННОГО УЧЕТА
ГРАЖДАН В МАУ МФЦ ДАЛЬНЕГОРСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА
И ВЫДАЧА СВЕДЕНИЙ ИЗ АРХИВА
Источники комплектования архива
Источниками комплектования архива архивными карточками первичного учета граждан по месту пребывания и месту регистрации являются:
- уполномоченные должностные лица товариществ собственников жилья либо управляющих организаций;
- уполномоченные лица органов управления жилищными и жилищно-строительными кооперативами;
- уполномоченные должностные лица государственного и муниципального жилищного фонда;
- уполномоченные должностные лица гостиниц, туристских баз, домов-интернатов, и других учреждений социального назначения ответственных за регистрацию граждан по месту жительства и месту пребывания.
Порядок приема архивных карточек
Уполномоченные должностные лица по первичному учету граждан по месту пребывания и месту регистрации обязаны в пятидневный срок, после присвоения статуса "архивных" текущим карточкам учета граждан, передать их в МАУ МФЦ ДГО по актам приема-передачи на хранение.
При приеме архивных карточек проводятся проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния, а также проверка комплектности учетных документов.
Прием карточек производится поединично; на всех экземплярах описи делаются отметки о приеме архивных карточек в МФЦ Дальнегорского городского округа. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи, делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные карточки могут быть заменены их копиями, заверенными отделом УФМС Дальнегорского городского округа.
Акт приема-передачи документов на хранение составляется в двух экземплярах. Один экземпляр остается в МФЦ, другой - в источнике комплектования.
Порядок выдачи архивных справок
Ответы на запросы (заявления) оформляются архивной справкой, выдаваемой МФЦ. В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
Архивные справки выдаются безвозмездно по запросам:
- правоохранительных органов и судов (по находящимся в их производстве делам);
- органов государственной власти и местного самоуправления (о гражданах, ранее зарегистрированных на территории Дальнегорского городского округа);
- органов государственной статистики (сведения, включенные в формы федерального государственного статистического наблюдения);
- управления федеральной миграционной службы Российской Федерации;
- гражданам или их доверенным лицам (при предъявлении надлежащим образом оформленной доверенности);
- наследникам по закону или по завещанию;
- иных лиц и органов, определенных законодательством Российской Федерации.
------------------------------------------------------------------
АДМИНИСТРАЦИЯ ДАЛЬНЕГОРСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА
ПРИМОРСКОГО КРАЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 27 августа 2013 г. № 751-па
О ПАСПОРТНОМ ОБСЛУЖИВАНИИ НАСЕЛЕНИЯ ДАЛЬНЕГОРСКОГО
ГОРОДСКОГО ОКРУГА И УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ХРАНЕНИЯ,
КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ
ДОКУМЕНТОВ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА ГРАЖДАН ПО МЕСТУ
ПРЕБЫВАНИЯ И МЕСТУ РЕГИСТРАЦИИ
Для предотвращения потери контроля со стороны органов местного самоуправления над учетными данными по регистрации и снятию с регистрационного учета граждан в Дальнегорском городском округе, в соответствии с Федеральным законом № 131-ФЗ от 12.10.2003 "Об общих принципах местного самоуправления в Российской Федерации", руководствуясь Уставом Дальнегорского городского округа, администрация Дальнегорского городского округа постановляет:
4. Утвердить порядок хранения, комплектования, учета и использования архивных документов первичного учета граждан по месту пребывания и месту регистрации (прилагается).
5. Ознакомить с данным порядком всех должностных лиц ТСЖ и управляющих организаций Дальнегорского городского округа, осуществляющих регистрацию и снятие с регистрационного учета граждан в Дальнегорском городском округе.
И.о. главы Дальнегорского городского округа
Р.Р.КОЗЫРЕВА
Утвержден
постановлением
администрации
Дальнегорского
городского округа
от 27.08.2013 № 751-па
ПОРЯДОК
ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА ГРАЖДАН
ПО МЕСТУ ПРЕБЫВАНИЯ И МЕСТУ РЕГИСТРАЦИИ
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Настоящий Порядок хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, относящихся к первичному учету граждан по месту пребывания и месту регистрации разработан в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169), Правилами регистрации и снятия граждан Российской Федерации с регистрационного учета по месту пребывания и месту регистрации в пределах Российской Федерации, утвержденными Постановлением Правительства от 17.07.1995 с изменениями от 21.05.2012 и распространяются на уполномоченных лиц товариществ собственников жилья либо управляющих организаций, уполномоченных лиц органов управления жилищными и жилищно-строительными кооперативами, уполномоченных должностных лиц государственного и муниципального жилищного фонда, уполномоченных должностных лиц гостиниц, туристских баз, домов-интернатов и других учреждений социального назначения, ответственных за регистрацию граждан по месту пребывания и месту регистрации.
Архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;
Архивная карточка первичного учета граждан по месту пребывания и месту регистрации - это:
- карточка регистрации гражданина по месту жительства с отметкой о снятии с регистрационного учета (форма 9);
- поквартирная карточка с датой снятия нанимателя, собственника и членов его семьи с регистрационного учета (форма 10).
II. ХРАНЕНИЕ АРХИВНЫХ КАРТОЧЕК ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА
ГРАЖДАН ПО МЕСТУ ПРЕБЫВАНИЯ И МЕСТУ РЕГИСТРАЦИИ
Архивные карточки первичного учета граждан по месту пребывания и месту регистрации по степени ценности относятся к документам служебного пользования.
По категориям доступа относятся к архивным документам ограниченного доступа. В соответствии со схемой систематизации единицы хранения группируются в следующем порядке: карточки регистрационного учета граждан (форма 9) - по алфавитному порядку, поквартирные карточки (форма 10) - по адресам.
Срок хранения архивных карточек - 75 лет.
Хранятся архивные карточки первичного учета граждан по месту пребывания и месту регистрации в архивохранилище, которое должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности.
Противопожарный режим в помещении, где размещаются архивные карточки, регламентируется соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности.
III. УЧЕТ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА
ГРАЖДАН ПО МЕСТУ ПРЕБЫВАНИЯ И МЕСТУ РЕГИСТРАЦИИ
В МАУ ДГО МФЦ ведутся:
книга учета поступлений документов;
опись дел, документов;
паспорт помещения (архивохранилища) произвольной формы - для суммарного учета архивных карточек и архивных документов данного помещения.
В книгу учета поступлений документов последовательно вносятся все первичные и повторные поступления архивных карточек. Каждое поступление в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности.
Ежегодно на 1 января подводится итог количества поступивших за год архивных карточек.
Паспорт архивохранилища составляется ежегодно и отражает объем размещенных в нем архивных карточек, дел и архивных документов.
Показатели паспорта архивохранилища определяются организацией самостоятельно с учетом состава и состояния хранящихся в помещении архивных документов.
Учетные базы данных (БД) в организации обеспечивают: информационную поддержку учета; ведение централизованного государственного учета документов в автоматизированном режиме; оперативное представление сведений о наличии в архиве документов.
Учет поступления архивных карточек в архивохранилище осуществляется на основании акта приема-передачи документов на хранение. Форма акта утверждается МАУ ДГО МФЦ.
IV. ПЕРЕДАЧА АРХИВНЫХ КАРТОЧЕК РЕГИСТРАЦИОННОГО УЧЕТА
ГРАЖДАН В МАУ МФЦ ДАЛЬНЕГОРСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА
И ВЫДАЧА СВЕДЕНИЙ ИЗ АРХИВА
Источники комплектования архива
Источниками комплектования архива архивными карточками первичного учета граждан по месту пребывания и месту регистрации являются:
- уполномоченные должностные лица товариществ собственников жилья либо управляющих организаций;
- уполномоченные лица органов управления жилищными и жилищно-строительными кооперативами;
- уполномоченные должностные лица государственного и муниципального жилищного фонда;
- уполномоченные должностные лица гостиниц, туристских баз, домов-интернатов, и других учреждений социального назначения ответственных за регистрацию граждан по месту жительства и месту пребывания.
Порядок приема архивных карточек
Уполномоченные должностные лица по первичному учету граждан по месту пребывания и месту регистрации обязаны в пятидневный срок, после присвоения статуса "архивных" текущим карточкам учета граждан, передать их в МАУ МФЦ ДГО по актам приема-передачи на хранение.
При приеме архивных карточек проводятся проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния, а также проверка комплектности учетных документов.
Прием карточек производится поединично; на всех экземплярах описи делаются отметки о приеме архивных карточек в МФЦ Дальнегорского городского округа. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи, делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные карточки могут быть заменены их копиями, заверенными отделом УФМС Дальнегорского городского округа.
Акт приема-передачи документов на хранение составляется в двух экземплярах. Один экземпляр остается в МФЦ, другой - в источнике комплектования.
Порядок выдачи архивных справок
Ответы на запросы (заявления) оформляются архивной справкой, выдаваемой МФЦ. В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
Архивные справки выдаются безвозмездно по запросам:
- правоохранительных органов и судов (по находящимся в их производстве делам);
- органов государственной власти и местного самоуправления (о гражданах, ранее зарегистрированных на территории Дальнегорского городского округа);
- органов государственной статистики (сведения, включенные в формы федерального государственного статистического наблюдения);
- управления федеральной миграционной службы Российской Федерации;
- гражданам или их доверенным лицам (при предъявлении надлежащим образом оформленной доверенности);
- наследникам по закону или по завещанию;
- иных лиц и органов, определенных законодательством Российской Федерации.
------------------------------------------------------------------